Assistant de la Direction Générale - Sevran H/F - 95

Sous l'autorité directe du responsable du secrétariat général, vous avez la charge d'apporte une aide permanente à la direction générale et plus particulièrement aux directeurs généraux adjoints basés à l'Hôtel de Ville, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et des réunions.

Organiser et venir en appui auprès de la Direction Générale :

? Gestion de la boîte électronique de la direction générale et plus particulièrement des DGA.
? Gestion de l'agenda de la direction générale et plus particulièrement des DGA ; organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres,
? Organiser les déplacements des cadres de la direction générale et plus particulièrement des DGA,
? Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
? Être en relation régulière avec les assistantes des Directeurs pour maximiser la fluidification des informations.
? Accueil physique et téléphonique, renseigner les interlocuteurs et relayer leurs demandes vers l'interlocuteur compétent,
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
? Préparation des fonds de dossiers pour la direction générale et plus particulièrement les DGA (conseils municipaux, instances de dialogue social, rendez-vous planifiés...).
? Organiser le classement et l'archivage des dossiers pour la direction générale et plus particulièrement les DGA,
? Relecture des parapheurs et signaler les anomalies au service émetteur avant de les faire valider à la direction générale et plus particulièrement les DGA,
? Gestion des demandes des directeurs/chefs de services,
? Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
? Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
? Organiser le classement et l'archivage des dossiers,
? Relecture des délibérations, rapports et annexes pour les commissions et les conseils municipaux et proposer d'éventuelles modifications. Préparer les dossiers pour les DGA.
? Suivre l'avancée des projets portés par les DGA ; relancer le cas échéant les personnes impliquées dans les projets.
? Suivre le circuit des actes administratifs (version papier ou dématérialisée) relevant du périmètre de la direction générale et plus particulièrement des DGA.
? Gérer les réservations des salles de réunions,
? Relever les documents de l'EPT,

Missions ponctuelles pour le Secrétariat Général :

? Assurer la signature mécanisée des actes administratifs,
? Veiller au circuit des parapheurs et à sécuriser les documents confidentiels relevant des DGA,
? Faire circuler les informations par différents canaux,
? Toute activité nécessaire pour assurer la continuité de service.