Responsable du Service de l'Économat Villepinte 93 H/F - 95

Le service de l'économat, composé d'un(e) économe, chef(fe) de service, secrétaire administratif(ve) (vous-même) et de 2 à 3 postes d'adjoint(e)s administratif(ve)s (cat. C).

Les services administratifs et financiers de l'établissement sont composés de plusieurs bureaux à Villepinte : secrétariat de direction, régie des comptes nominatifs, service des agents, ressources humaines de proximité, gestion déléguée... et d'un autre bureau situé dans un site annexe à Noisy-le-Grand.


IFSE : 2

Vous encadrez le service de l'économat de l'établissement pénitentiaire composé de 2 à 3 adjoint(e)s administratif(ve)s et de vous-même. Ce service est chargé de la gestion et du suivi du budget de l'établissement. Au quotidien, il passe notamment les commandes demandées par les différents services:

- Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le souci d'un bon rapport qualité-prix

- Contacter les fournisseurs

- Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat

- Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable

- Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel «Chorus-formulaires»

- Suivre le dossier informatiquement et répondre aux «fiches com'» de la direction régionale

- A réception de la validation du bon de commande, confirmer la commande auprès du fournisseur

- Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter

- Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée...)

- Faire remonter tout problème persistant à votre responsable

- A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison

- Manutention des articles livrés, au besoin avec un collègue

- Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération

- Saisir le «service fait» et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site «Chorus-pro»

- Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée

- Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif

En outre, le service est occasionnellement chargé d'accomplir des tâches connexes aux achats:
- Surveillance des stocks et alerter pour ne pas tomber en pénurie (papiers...)
- Saisie des demandes de billets de train (formations...) sur «Chorus-DT»
- Organisation du stockage dans plusieurs lieux de l'établissement
- Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 x / an)
- Rangement des réserves
- Aller chercher des articles en supermarché et des colis / recommandés à la Poste (avec une voiture de service)
- Collecte et saisie des données de commande (tailles) des agents pour les dotations d'uniforme
- Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année)

Vous organisez donc l'activité de votre service pour que ces missions soient accomplies au mieux par vous-même et les adjoint(e)s administratif(ve)s. Vous aidez ceux-ci à progresser dans leurs fonctions, et vous validez leurs demandes de congés.

En outre, à l'aide du logiciel «S4/Hana» (anciennement Chorus Coeur), vous faites 1x / mois des extractions de données qui permettent de suivre l'état des dépenses, et vous permettent de suivre le budget avec le responsable administratif et financier et de préparer avec lui 2 à 3x / anles tableaux (Excel) de remontée et de prévision du budget.