Agent au Service de l'Économat en CDD Villepinte 93 H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

Le service de l'économat, composé d'un(e) économe, chef(fe) de service, secrétaire administratif(ve) et de 2 à 3 postes d'adjoint(e)s administratif(ve)s (cat. C) dont vous-même.

Les services administratifs et financiers de l'établissement sont composés de plusieurs bureaux à Villepinte : secrétariat de direction, régie des comptes nominatifs, service des agents, ressources humaines de proximité, gestion déléguée... et d'un autre bureau situé dans un site annexe à Noisy-le-Grand.


Le service de l'économat est chargé de la gestion et du suivi du budget de l'établissement. Au quotidien, il est en charge de passer les commandes demandées par les différents services:

- Rechercher les produits ou prestations qui correspondent au besoin, avec le respect des règles relatives au marché public, et ayant le souci d'un bon rapport qualité-prix

- Contacter les fournisseurs

- Ouvrir un dossier administratif pour conserver les documents retraçant l'achat

- Editer le bon de commande et le faire signer par le responsable

- Transmettre le bon de commande signé à la direction régionale avec le logiciel «Chorus-formulaires»

- Suivre le dossier informatiquement et répondre aux «fiches com'» de la direction régionale

- A réception du bon de commande validé, confirmer la commande auprès du fournisseur

- Relancer le fournisseur en cas de retard et inviter le service demandeur à patienter

- Organiser la livraison (date et heure à convenir avec le transporteur, prévenir la porte d'entrée...)

- Faire remonter tout problème persistant à votre responsable

- A réception, contrôler le bon état de la livraison et récupérer le bon de livraison

- Manutention des articles livrés, au besoin avec un collègue

- Stocker la marchandise et prévenir le service qui avait demandé la commande pour la récupération

- Saisir le «service fait» et contacter le fournisseur pour qu'il dépose sa facture sur le site «Chorus-pro»

- Répondre aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à déposer leur facture par voie dématérialisée

- Garder une trace informatique de l'achat et archiver le dossier administratif

Vous accomplissez également des tâches connexes aux achats:

- Surveillance des stocks et alerter pour ne pas tomber en pénurie (papiers...)

- Saisie des demandes de billets de train (formations...) sur le logiciel Chorus-DT

- Organisation du stockage dans plusieurs lieux de l'établissement

- Rangement des réserves

- Aller chercher des colis et des recommandés à la Poste (avec une voiture de service)

- Distribution des uniformes à réception (1 fois 15 jours dans l'année)

- Assistance à la préparation des réceptions et buffets (1 à 2 fois dans l'année)

Toute expérience au sein d'un service d'achat, marchés publics...ou en lien avec le logiciel «Chorus» sera appréciée.

Si vous ne connaissez pas le logiciel, vous devrez accepter d'aller plusieurs jours en formation (à Fresnes notamment), mais il est important d'être à l'aise en informatique.