Responsable Adjoint de Centre de Formation - Roissy-En-France 95 H/F - CLEF JOB

AIR JOB ONE - Roissy-en-France (95)CDI - Temps pleinRémunération : selon profil et expérienceRejoignez AIR JOB ONEAIR JOB ONE est un organisme de formation professionnelle spécialisé notamment dans les métiers et formations du secteur aéroportuaire.Nous accompagnons les particuliers, les salariés et les entreprises dans le développement de leurs compétences, leur professionnalisation et leur accès à l'emploi.
Dans le cadre du développement de nos activités à Roissy, du déploiement de nouveaux projets et de notre future implantation à Orly, nous recherchons un(e) Responsable adjoint(e) de centre de formation F/H.Véritable relais opérationnel de la Directrice développement et qualité, vous coordonnez le fonctionnement quotidien du centre et assurez la fluidité des échanges entre les pôles pédagogique, commercial, recouvrement et qualité.Votre mission : garantir une organisation efficace, des équipes coordonnées, des parcours parfaitement suivis et une qualité de service constante auprès de nos apprenants et entreprises clientes.Vos missionsPilotage opérationnel du centreVeiller au bon fonctionnement quotidien du centre de formation ;Coordonner l'activité des différents pôles et assurer la circulation des informations ;Définir les priorités opérationnelles en lien avec la Directrice ;Organiser et animer les points de suivi avec les équipes ;Suivre l'avancement des actions et le respect des engagements ;Identifier les difficultés et mettre en place les actions correctives ;Assurer le traitement des urgences et aléas opérationnels ;Veiller au respect des procédures et méthodes de travail ;Participer à l'amélioration de l'organisation générale du centre ;Assurer la continuité de l'activité en l'absence de la Directrice, dans le cadre des délégations définies.Coordination de l'activité pédagogiqueSuperviser la programmation et l'organisation des sessions de formation ;Veiller à la disponibilité des salles, équipements, supports et ressources pédagogiques ;Coordonner les plannings des formateurs internes et intervenants externes ;Anticiper les besoins en formateurs et les éventuels conflits de planning ;Contrôler la bonne préparation administrative et logistique des sessions ;S'assurer de l'inscription et de la convocation des apprenants ;Veiller au suivi des présences, absences, retards et abandons ;Contrôler la récupération des feuilles d'émargement et justificatifs ;Suivre la réalisation des évaluations et la remise des attestations ;S'assurer de la complétude des dossiers pédagogiques ;Traiter ou faire remonter les difficultés rencontrées par les apprenants et formateurs ;Veiller au respect des objectifs, contenus et durées prévus.Suivi administratif des parcoursContrôler la conformité des dossiers d'inscription et conventions de formation ;Veiller à la collecte des pièces nécessaires avant l'entrée en formation ;Suivre les accords de financement et prises en charge ;Contrôler la complétude des dossiers destinés aux entreprises, OPCO et autres financeurs ;Superviser l'édition et la transmission des convocations, conventions, attestations et certificats ;Veiller au classement et à l'archivage des pièces administratives et pédagogiques ;Sécuriser la traçabilité de chaque parcours, de l'inscription à la sortie de formation ;Identifier les dossiers incomplets et organiser les relances nécessaires ;Garantir la fiabilité des données enregistrées dans les outils de gestion.Coordination commerciale BtoC et BtoBOrganiser et suivre l'activité des équipes commerciales ;Veiller au traitement rapide des demandes entrantes ;Suivre les prospects, devis, inscriptions et contrats en cours ;Contrôler la qualité et la régularité des relances commerciales ;Suivre les taux de transformation des contacts et propositions ;S'assurer de la bonne communication des informations entre les équipes commerciales, pédagogiques et administratives ;Veiller à l'adéquation entre les formations vendues, les besoins des clients et les capacités de production ;Participer à la fidélisation des entreprises clientes ;Prendre en charge les situations commerciales sensibles ou nécessitant un arbitrage ;Faire remonter les besoins identifiés auprès des clients et apprenants ;Contribuer au développement des offres et à l'amélioration du parcours client.Suivi de la facturation et du recouvrementS'assurer que les éléments nécessaires à la facturation sont complets et transmis dans les délais ;Coordonner les échanges entre les pôles pédagogique, commercial, administratif et recouvrement ;Suivre les dossiers en attente de facturation ou de prise en charge ;Contrôler les échéances et l'avancement des relances ;Suivre les créances auprès des particuliers, entreprises et financeurs ;Identifier les dossiers bloqués et faciliter leur résolution ;Veiller à la récupération des pièces manquantes conditionnant le paiement ;Participer au traitement des litiges administratifs ou financiers ;Analyser les retards de règlement et proposer les actions adaptées ;Produire un suivi régulier des montants facturés, encaissés et restant à recouvrer ;Alerter la Direction sur les dossiers présentant un risque financier.Mise en oeuvre opérationnelle de la qualitéVeiller à l'application quotidienne des procédures qualité ;S'assurer de la conformité des dossiers pédagogiques et administratifs ;Contrôler la présence et la validité des documents obligatoires ;Organiser la collecte des évaluations de satisfaction ;Suivre les réclamations, incidents, abandons et non-conformités ;Mettre en oeuvre et suivre les actions correctives décidées ;Participer à l'actualisation des procédures, modèles et outils ;Sensibiliser les équipes aux exigences qualité ;Préparer les éléments nécessaires aux audits et contrôles ;Contribuer au maintien de la certification Qualiopi et des éventuels agréments ou habilitations applicables ;Assurer le suivi opérationnel du plan d'amélioration continue ;Faire remonter à la Directrice les écarts, risques et besoins d'évolution.Animation et coordination des équipesOrganiser l'activité des collaborateurs placés sous votre responsabilité ;Répartir les missions et fixer les priorités ;Veiller à la compréhension des rôles et responsabilités de chacun ;Animer les réunions et points opérationnels ;Accompagner les équipes dans la résolution des difficultés ;Contrôler la bonne réalisation des actions confiées ;Favoriser la coopération entre les différents pôles ;Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs ;Identifier les besoins en accompagnement ou montée en compétences ;Faire remonter les difficultés managériales à la Directrice ;Maintenir un cadre de travail professionnel, structuré et constructif.Relation avec les apprenants et entreprises clientesGarantir une qualité d'accueil et d'accompagnement constante ;Veiller à la bonne information des apprenants avant, pendant et après la formation ;Intervenir dans le traitement des demandes complexes ou réclamations ;Apporter des réponses claires et adaptées aux entreprises clientes ;S'assurer du respect des engagements contractuels et des délais annoncés ;Préserver la satisfaction et la fidélisation des clients ;Représenter AIR JOB ONE avec professionnalisme auprès de ses différents interlocuteurs ;Participer aux rendez-vous clients nécessitant une coordination opérationnelle particulière.Suivi de l'activité et reportingÉlaborer et mettre à jour les tableaux de bord du centre ;Suivre notamment :Le nombre de sessions programmées et réalisées ;Les taux de remplissage ;Les inscriptions et taux de transformation ;Les présences, absences et abandons ;La satisfaction des apprenants et clients ;Les résultats pédagogiques ;Le chiffre d'affaires facturé et encaissé ;Les créances en attente ;Les réclamations et non-conformités ;L'avancement des plans d'action.Analyser les écarts entre les objectifs et les résultats ;Proposer des mesures correctives ;Préparer un reporting régulier à destination de la Directrice ;Alerter rapidement sur les difficultés susceptibles d'affecter l'activité, la qualité ou la rentabilité.Accompagnement du développement d'Orly et des nouveaux projetsParticiper au déploiement opérationnel des activités sur le secteur d'Orly ;Contribuer à l'identification des besoins humains, matériels et organisationnels ;Préparer les procédures et outils nécessaires au fonctionnement du futur site ;Participer à la planification des premières sessions ;Faciliter le transfert et la duplication des bonnes pratiques du site de Roissy ;Accompagner l'intégration des futurs collaborateurs et formateurs ;Veiller à l'harmonisation des pratiques entre les différents sites ;Participer au déploiement des nouvelles formations et offres de services ;Assurer le suivi opérationnel des projets confiés par la Directrice ;Formaliser les avancées, difficultés et actions restant à réaliser.Le profil recherchéVous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac +3 à Bac +5 dans le domaine de la formation professionnelle, du management, de la gestion, des ressources humaines ou du développement commercial.Vous disposez d'une expérience réussie au sein d'un organisme de formation, d'un CFA, d'une école professionnelle ou d'une structure d'accompagnement vers l'emploi.Une première expérience en coordination d'activité, management d'équipe, responsabilité de site ou direction adjointe est attendue.Vous maîtrisez idéalement :Le fonctionnement administratif et opérationnel d'un organisme de formation ;La planification des sessions et des formateurs ;Le suivi des parcours et dossiers apprenants ;La relation avec les entreprises et les financeurs ;La facturation et le suivi du recouvrement ;Les exigences de la certification Qualiopi ;Les indicateurs commerciaux et pédagogiques ;La coordination et l'animation d'équipes ;Les outils bureautiques et logiciels de gestion de la formation.La connaissance du secteur aéroportuaire, de ses métiers ou de ses contraintes constitue un véritable atout, sans être indispensable.Vos qualitésNous recherchons avant tout une personne :Organisée, structurée et méthodique ;Capable de coordonner plusieurs activités simultanément ;Réactive et à l'aise dans la gestion des priorités ;Dotée d'une véritable capacité managériale ;Capable de faire appliquer les procédures avec pédagogie et fermeté ;Orientée solutions et résultats ;À l'aise avec les indicateurs et le pilotage de la performance ;Dotée d'un excellent relationnel ;Capable de prendre des décisions dans son périmètre ;Attachée à la satisfaction des apprenants et des entreprises ;Autonome, fiable et force de proposition.Conditions du posteContrat : CDI à temps plein ;Localisation principale : Roissy-en-France (95) ;Déplacements ponctuels à prévoir, notamment à Orly ;Statut : agent de maîtrise ou cadre selon le profil et le niveau d'autonomie ;Rémunération : selon profil et expérience ;Prise de poste : Septembre;Permis B : souhaité compte tenu du développement multisite.Pourquoi rejoindre AIR JOB ONE ?En rejoignant AIR JOB ONE, vous intégrerez un organisme de formation spécialisé, engagé dans la professionnalisation et l'accès aux métiers du secteur aéroportuaire.Vous occuperez une fonction centrale et évolutive, au contact direct de la Direction et de l'ensemble des équipes.Votre action contribuera directement à :Structurer et fluidifier le fonctionnement du centre ;Améliorer la coordination entre les différents pôles ;Sécuriser le suivi des apprenants et des clients ;Renforcer la qualité et la performance de nos formations ;Accompagner le développement d'AIR JOB ONE à Roissy, Orly et sur de futurs projets.

• Relations commerciales
• Sens du relationnel
• Reporting
• Amélioration continue
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Conduite de réunion
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Fidélisation des clients
• Force de proposition
• Management d'équipe
• Actions correctives
• Réactivité